A gestão dos Serviços Extrajudiciais feita pelo Corregedor-Geral, desembargador Bernardo Garcez, ao longo de 2019 e 2020 teve como principal foco a intensificação das fiscalizações e implementação de soluções tecnológicas, principalmente no período de pandemia.

O principal objetivo era tornar mais eficiente os serviços dos cartórios extrajudiciais para a população, assim como melhorar o controle e transparência sobre os recursos públicos.

Mais de 400 dias de fiscalizações em cartórios extrajudiciais

No biênio 2019/2020 foi implementada rotina de fiscalização dos cartórios extrajudiciais. Além das fiscalizações que já eram feitas pela equipe da CGJ, o Corregedor-Geral, desembargador Bernardo Garcez, acionou também os Núcleos Regionais para multiplicar a força de trabalho na realização de fiscalizações e inspeções.

Nesse sentido, entre fevereiro de 2019 e outubro de 2020, a Divisão de Fiscalização Extrajudicial (DIFEX) realizou mais de 406 dias de fiscalizações presenciais em serventias extrajudiciais. Já os Núcleos Regionais realizaram 71 inspeções preventivas em cartórios extrajudiciais do Estado no mesmo período.

Além das fiscalizações presenciais, a Corregedoria também realiza monitoramento remoto de todos os atos transmitidos aos sistemas de informação do TJRJ.  De acordo com os dados analisados entre novembro de 2019 e junho de 2020, 1.894 relatórios de monitoramento remoto foram extraídos, com o intuito de verificar a regularidade formal dos atos praticados.

Como consequência da atividade correicional, foram instaurados 47 processos administrativos disciplinares (PADs) relativos à área extrajudicial, sendo 21 em 2019 e 26 no ano de 2020. Desse total, 8 PADs resultaram na pena de perda de delegação, por identificação de irregularidades apuradas.

Em razão da pandemia do novo coronavírus, as fiscalizações presenciais foram restringidas. Diante desta nova realidade, a Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais (DGFEX) adotou diversas medidas a fim de assegurar a continuidade da prestação dos Serviços Extrajudiciais, bem como o monitoramento e fiscalização remotos. O principal deles foi o desenvolvimento do Sistema de Consulta de Atos Extrajudiciais Eletrônicos – SCAEE.

Criação do Sistema de Consulta de Atos Extrajudiciais Eletrônicos (SCAEE)

A Corregedoria do Rio de Janeiro criou, de forma pioneira, o Sistema de Consulta de Atos Extrajudiciais Eletrônicos – SCAEE, que possibilitou a realização de fiscalizações 100% remotas, inclusive durante o período de isolamento social.

Tal sistema permite que a equipe de fiscalização da Corregedoria acesse as nuvens de armazenamento de dados dos próprios serviços extrajudiciais para verificar a regularidade dos atos extrajudiciais eletrônicos praticados.

Além disso, o SCAEE trouxe benefícios para a população, na medida em que possibilitou aos usuários a verificação da autenticidade do ato eletrônico, por meio de “upload” do documento no portal extrajudicial.

O sistema desenvolvido pela DGFEX viabilizou, em tempo recorde, a compatibilização da fiscalização à nova realidade de isolamento social, de modo a manter a prestação eficiente, adequada e contínua dos serviços extrajudiciais.

Fiscalizações por videochamada

O Corregedor-Geral, desembargador Bernardo Garcez, regulamentou uma série de outras medidas para adaptar as demandas relativas aos serviços extrajudiciais às necessidades de isolamento social.

Uma delas foi a possibilidade de realização de fiscalizações nos cartórios extrajudiciais por meio de videochamada. As videochamadas são feitas para casos de autorização de instalação física, ampliação ou mudança de endereço da serventia extrajudicial.

Registro do protesto de títulos judiciais por meio eletrônico

Seguindo a mesma tendência de informatização, a Corregedoria também alterou a Consolidação Normativa (Parte Judicial) para permitir o registro de Protestos de Título Judicial por meio eletrônico através da Central de Remessa de Arquivos Eletrônicos (CRA) ou Central Eletrônica de Protesto (CENPROT), dispensando a exibição física do título, do documento de dívida ou de comprovação documental da causa que os originou.

Metas do CNJ cumpridas, incluindo a que impede nepotismo

Ao longo deste biênio a Corregedoria esteve atenta às metas instituídas pelo Conselho Nacional de Justiça aos serviços extrajudiciais. Sendo assim, todas as metas foram cumpridas, com destaque para Meta 15, que consiste em “realizar levantamento detalhado sobre a existência de nepotismo na nomeação de interinos no serviço extrajudicial revogando os atos de nomeação em afronta ao princípio da moralidade”.

Diante disso, foi editada a Portaria CGJ nº 1092/2019 que determinou a destituição de 18 gestores que se enquadravam na situação de nepotismo, segundo CNJ, e nomeou responsáveis pelo expediente.

Melhoria no sistema de Prestação de Contas de Responsáveis pelo Expediente

Foram disponibilizados formulários de prestação de contas com novos campos, visando ao detalhamento das informações relativas às receitas e despesas. Foi criado também o  Manual de Prestação de Contas, que indica a forma de preenchimento desses novos formulários — acessíveis no Sistema Módulo de Apoio ao Serviço (MAS) — além de instruir sobre o conjunto de documentos e informações que deverão ser disponibilizados.

Tal aperfeiçoamento tem como finalidade tornar o monitoramento e a fiscalização da utilização de recursos públicos mais eficazes, conforme determinação do desembargador Garcez, com o objetivo de proporcionar mais transparência para os recursos públicos.

Criação do Banco de Dados de Depósito de Firmas

Em abril deste ano, a Corregedoria também criou um banco de dados online contendo o depósito de firmas em todo o estado. Com isso, qualquer usuário pode consultar de forma virtual, através do Portal Extrajudicial, em qual serviço extrajudicial ele tem firma aberta.

Desde então, já foram feitos mais de 320 mil acessos na plataforma, que visa possibilitar a organização e democratização de acesso aos dados públicos de depósito de firmas do estado do Rio de Janeiro, garantindo direitos de cidadania e trazendo benefícios na relação do TJRJ com seu jurisdicionado.

Toda a gestão dos serviços extrajudiciais feita pelo desembargador Garcez e sua equipe ao longo dos últimos dois anos teve como prioridade tornar mais eficiente e racional a administração judiciária, desafogar o Poder Judiciário e proporcionar maior celeridade na solução de conflitos pela via processual.

Fonte: Ascom CGJRJ